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Culture blog会社の活動・働き方

2014.01.22

続 Googleスプレッドシートで案件管理
〜 多数の案件でも担当や状況をわかりやすく

こんばんは、ひらまつです。

 前回、Googleスプレッドシートでの案件管理についての記事を書いたのですが

テキストだけで説明したのではわかりにくかったかも、と思ったので
今回はキャプチャ画像で説明したいと思います。

 

これが、コーディング班で利用しているGoogleスプレッドシート「案件管理表」です。

案件一覧

コーディング班が受け持つ案件では小〜中規模・期間の案件が多いのですが、担当者ごとに案件をまとめています。

各案件の情報は案件名の他、
案件の概要を把握できるように「ステータス」「使用システム」「費用」「期間・規模などの備考」「お客様・代理店様名」を入力しています。

これらの項目が埋まっていない案件は、案件の情報が分かっていなかったり、仕様を詰め切れていない…といったことだと思いますので
お客様や代理店様、案件を受け付けした担当者に確認するようにしています。

 

 

ステータス案件の状況については、案件管理表ができた当初は担当者が各自、手動で入力していましたが
表現がバラバラになってわかりにくいのと入力の手間を省くため、今では選択式にしてあります。

「案件を担当している」とひとことで言っても、いろんな状況があります。

 

 

 

 

 

 

 

リソース
最近、案件管理表に追加されたのがこの「リソース状況」。
その週に担当している案件に、どれくらいの割合で取りかかるのかを入力しています。

これで、一つの案件に集中してとりかかっているのか、
複数の案件を掛け持ちしているのか、
直近1ヶ月の仕事の立て込み具合がわかるようになっています。

リソース状況が100%近くになる場合は、案件を分担したり誰かに担当を変更したりしています。

 

 

未割り振り

まだ制作期間が先だったり、仕様が不明で作業開始できなかったりと
誰にも担当を割り振っていない案件もこの案件管理表の下にまとめて記載しています。

案件のお話をいただいた際に分かる範囲で仕様や期間などをメモしておき、
手が空きそうになった時やミーティング時に見直して割り振りを決めていっています。 

 

この案件管理表ですが
チームで日々の業務で案件の話をしていくうちに、なるべく簡単に案件の管理をできるように工夫していったら、ここまで出来上がってきました。
こういった、ちょっとした思いつきをパッと使えるものにしていくのも業務効率化に繋がるなぁと思っています。

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