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2013.11.05

事業者向け「見積書・請求書作成支援システム」 | 作成から共有まで

  • 過去に作成した見積もりしたファイルが見つからない。
  • 見積書と請求書の内容を照らし合わせるのが面倒で先延ばし。
  • どの見積書が最新なのかわからない。
  • 担当者ごとに文字の大きさ、項目の幅、内容が微妙に違う。
  • 送付先の住所は正しいのだろうかと名刺を探す手間がかかる。
  • Excelが入っていないパソコンだと閲覧できない。
  • いつだれが作成したのか分からない。

見積書・請求書の作成って大事なことなのに、以上のようなことで面倒な作業と感じていませんか。

 

もともと弊社も見積・請求書の管理をExcelファイルで行っており、事業年数や担当者・案件が増えるたびに同じような問題点から、多くの請求書を発行する月末には、担当者ごと丸1日かかってしまうということがありました。

それでなくても月末月支は納品や更新運用で忙しくなるなか、担当者個々には小さな負担、会社としては大きな負担となっていきました。

そんな業務を行うなかで必ず発生する、見積書と請求書の管理をもっと簡単に楽にしたいという要望を解決するシステムがありますのでご紹介させていただきます。

 

見積書・請求書の作成支援システム

■解決した内容

過去に作成した見積もりしたファイルが見つからない。
 →すべての見積書/請求書をデータベースへ登録し、顧客名・案件名・商品名で検索できるようにしました。

見積書と請求書の内容を照らし合わせるのが面倒で先延ばし
 →見積書の内容をそのままに請求書が1クリックで作成できるようにしました。

どの見積書が最新なのかわからない。
 →変更履歴を持ちながら、常に最新の見積もりが閲覧・編集ができるようにしました。また似たような見積書はかんたんコピー機能で手間なく作成。

担当者ごとに文字の大きさ、項目の幅、内容が微妙に違う。
 →ウェブブラウザーで専用の作成フォームに入力するだけで、決まった形式に整えてPDFを作成するようにしました。

送付先の住所は正しいのだろうかと名刺を探す手間がかかる。
 →名刺管理システムとの併用で一発選択できるようにしました。

Excelが入っていないパソコンだと閲覧できない。
 →専用のソフトのインストールは不要、ウェブブラウザーとPDFのみで、タブレット端末やスマーフォンからも利用できるようにしました。

いつだれが作成したのか分からない。
 →ID/パスワードによるアカウント機能で、作成者・更新者を自動記録するようにしました。また発行時にはメールで自動で通知されます。

 

 

 

■見積書・請求書作成支援システム機能一覧

基本機能

  • 見積書作成/編集機能
  • 見積書一覧/検索機能(キーワード、作成日、請求日、担当者、ステータスなどで絞り込み可)
  • 見積書ステータス機能(概算見積、見積、受注、失注、納品済み、請求済み)
  • 概算見積書発行(PDFダウンロード)
  • 見積書発行(PDFダウンロード)
  • 納品書発行(PDFダウンロード)
  • 請求書発行(PDFダウンロード)
  • 見積額レポート機能
  • 売上額レポート機能
  • 印影・企業ロゴの印刷
  • アカウント登録/編集機能(パスワード再発行&メール通機能)
  • アカウント一覧/検索機能

名刺管理

  • 名刺登録/編集機能
  • 名刺一覧/検索機能
  • 名刺リーダーを利用した一括取り込み機能

導入・運用

  • クラウド、VPSサーバーへの導入、社内イントラネット上への導入

サーバー側 動作環境

  • OS:Linux,Windows Server
  • 各種サーバー:Apache, Nginx, MySQL
  • 必須ディスク容量:100MB(推奨:1GB以上)
  • 必須メモリ容量:512MB(推奨:1GB以上)

クライアント側 動作環境

  • パソコン:Microsoft IE9,IE10,IE11、Google Chrome最新、Mozilla Firefox最新,Safari最新
  • タブレット:iPad iOS 5以上、Android 4搭載端末以上
  • スマートフォン:iPhone iOS 5以上、Android 4以上

機能としては自社が運用する上で、ほんとうに必要だった機能だけを導入しておりますので、マニュアルが無くてもかんたんに操作できるものとなっています。

 

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