eyemovic inc.

Works blog仕事の取り組み・ビジョン

2013.11.11

事業者向け「契約書作成支援システム」 | エクセル運用から1歩先に

  • 契約数や契約額を集計したい。
  • 過去に作成したファイルが見つからない、探すのに苦労している。
  • どの契約書が最新なのかわからない。
  • 入力業務が複雑なため、作成業務が一部の人しか行えない。
  • Excel・Wordだと自由に入力できるため、どこになにを入力したら良いのか分からない。
  • 必ず入力する内容の入力漏れがあった。
  • 計算式を間違って変更してしまい、チェック作業が負担になっている。
  • 担当者ごとに文字の大きさ、項目の幅、内容が微妙に違う。
  • 同じ内容を何度も入力するのが負担となっている。
  • Excel・Wordが入っていないパソコンだと閲覧できない。
  • いつだれが作成したのか、更新したのか分からない。

契約書の作成って大事なことなのに、以上のようなことで面倒な作業と感じていませんか。

 

現在、契約書の作成をExcel・Wordファイルで行っており、ファイル管理も担当者が使っているパソコンのデスクトップに保存している。共有フォルダに保存している。

そんな事業者様も、事業年数や担当者・案件が増えていくと、ファイル数が増え上記と似たような負担や課題がでてくるかと思います。

 

ファイルを探したり、入力間違いを印刷した後に気付き再度印刷を繰り返していると、1つ1つは小さな負担ですが、会社としては大きな負担となってくるかと思います。そんな契約書の管理をもっと簡単に楽にしたいという要望を解決するシステム経験がありますので、ここの解決内容をご紹介させていただきます。

契約書作成支援システム

契約書作成支援システム

 

■解決した内容

契約数や契約額を集計したい。
 →年間・月間の契約数、契約額など登録された項目を集計し、一覧確認できるようにしました。

過去に作成したファイルが見つからない、探すのに苦労している。
 →すべての契約書をデータベースへ登録し、顧客名・案件名・契約日などで検索できるようにしました。

どの契約書が最新なのかわからない。
 →変更履歴を持ちながら、常に最新の契約書が閲覧・編集ができるようにしました。また似たような契約書はかんたんコピー機能で手間なく作成。

入力業務が複雑なため、作成業務が一部の人しか行えない。
 →契約書のパターンごとに、入力項目も表示・非表示にし、必要な項目を分かりやすくしました。

Excel・Wordだと自由に入力できるため、どこになにを入力したら良いのか分からない。
 →金額は金額のみ、日付はカレンダーより選択するなど、入力内容にあった方法を支援するようにしました。

必ず入力する内容の入力漏れがあった。
 →必須項目があったときは分かりやすくナビゲーションするようにしました。

Excel計算式を誤って変更してしまい、チェック作業が負担になっている。
 →大事な計算式は変更できないようにしました。

担当者ごとに文字の大きさ、項目の幅、内容が微妙に違う。
 →ウェブブラウザーで専用の作成フォームに入力するだけで、決まった形式に整えてPDFを作成するようにしました。

同じ内容を何度も入力するのが負担となっている。
 →同じ項目は1箇所入力すると、全項目へ自動入力されるようにし、決まった内容は定型文として選択できるようにしました。

Excel・Wordが入っていないパソコンだと閲覧できない。
 →専用のソフトのインストールは不要、ウェブブラウザーとPDFのみで、タブレット端末やスマーフォンからも利用できるようにしました。

いつだれが作成したのか、更新したのか分からない。
 →ID/パスワードによるアカウント機能で、作成者・更新者を自動記録するようにしました。

 

 

 

■契約書作成支援システム機能一覧

基本機能

  • 契約書作成/編集機能
  • 契約書一覧/検索機能(キーワード、作成日、契約日、担当者、ステータスなどで絞り込み可)
  • 契約書ステータス機能(下書き、承認済み、発行済み、破棄)
  • 契約書発行(PDFダウンロード)
  • └契約書の形式は複数パターンをサポート、任意のページのみ印刷機能
  • 契約額レポート機能(年間)
  • 契約額レポート機能(月間)
  • 定型文登録/編集機能
  • 企業ロゴの印刷
  • アカウント登録/編集機能(パスワード再発行&メール通機能)
  • アカウント一覧/検索機能

顧客管理

  • 顧客登録/編集機能
  • 顧客一覧/検索機能
  • CSVダウンロード

業者管理

  • 業者登録/編集機能
  • 業者一覧/検索機能

導入・運用

  • クラウド、VPSサーバーへの導入、社内イントラネット上への導入

サーバー側 動作環境

  • OS:Linux,Windows Server
  • 各種サーバー:Apache, Nginx, MySQL
  • 必須ディスク容量:100MB(推奨:1GB以上)
  • 必須メモリ容量:512MB(推奨:1GB以上)

クライアント側 動作環境

  • パソコン:Microsoft IE8,IE9,IE10,IE11、Google Chrome最新、Mozilla Firefox最新,Safari最新
  • タブレット:iPad iOS 5以上、Android 4搭載端末以上
  • スマートフォン:iPhone iOS 5以上、Android 4以上

機能としては自社が運用する上で、ほんとうに必要だった機能だけを導入しておりますので、マニュアルが無くてもかんたんに操作できるものとなっています。

 

お問い合わせ・ご相談はこちら

 

 

愛媛県松山市でWeb開発一筋15年、700サイト以上の構築実績!

Webサイト制作・システム開発・スマホアプリ開発・組込ソフトウェア開発ならアイムービックにお任せ下さい。